'Onze klanten kunnen zo vooral bezig zijn met hun eigen passie en wij met de cijfers en het juiste advies.'

Toen Ramon van Uden, directeur van Styb, jaren geleden naar de kapper ging, wist hij niet dat dat moment het prille begin was van zijn onderneming Styb. Destijds had hij een afstudeerstage nodig voor zijn opleiding bedrijfseconomie en een franchiseondernemer kon zijn expertise goed gebruiken. Na zijn afstuderen is Ramon bij de franchiseonderneming blijven werken en inmiddels groeide het aantal vestigingen uit van 6 naar 110 kapperszaken. Dat heeft natuurlijk ook invloed op de financiële administratie.

Destijds wilde de financiële afdeling al op ieder moment inzicht hebben in actuele cijfers van alle vestigingen om daar direct op te kunnen sturen. Vanwege de flinke groei ging de afdeling in 2009 als eigen onderneming verder. De administraties werden niet meer alleen voor de kapperszaken verwerkt, maar van alle verschillende type ondernemingen. Zo ontstond het administratiekantoor Styb.

“Een van de redenen dat we destijds voor Elvy hebben gekozen, is dat Elvy uitgebreide autorisatiemogelijkheden heeft.”

Uitgebreide autorisatiemogelijkheden

Het administratiekantoor wilde mee in het automatiseren van de factuurverwerking. “Een van de redenen dat we destijds voor Elvy hebben gekozen, is dat Elvy uitgebreide fiatteringsmogelijkheden heeft. Als je te maken hebt met verschillende type klanten, met verschillende afdelingen die moeten autoriseren, dan heb je aan een ‘standaard pakket’ niet genoeg. Met Elvy is een gewenste flow gemakkelijk in te richten”, licht Ramon van Uden toe. Hij is blij met de autorisatiemogelijkheden in Elvy, want hierdoor boeken zij de administraties van de klanten niet achteraf, maar juist direct op het moment dat de inkomende facturen bij hun klanten binnenkomen. Zo heeft de klant altijd inzicht in actuele cijfers.

“Natuurlijk ligt het eraan welke dienstverlening je voor de klant doet, maar om op een zo efficiënt mogelijke manier te werken, met actuele cijfers, adviseren wij onze klanten een bepaalde flow”, vertelt Ramon verder. Bij Styb werken ze voor een grote groep klanten als volgt:

Adviserende rol

“Waar veel administratie- en accountantskantoren zich focussen op de jaarrekening, focussen wij ons op de dagelijkse processen van de klant. Als deze dagelijkse processen op orde zijn, heb je inzicht in actuele cijfers waarop wij onze klanten kunnen adviseren. De werkbelasting wordt op deze manier ook voor ons over de gehele periode verdeeld” vertelt Ramon verder. “Onze klanten kunnen zo vooral bezig zijn met hun eigen passie en wij met de cijfers en het juiste advies. We verzorgen een dashboard, zodat onze klant op ieder willekeurig moment een overzicht kan zien van de actuele cijfers van de onderneming.”

“Elvy Factuurverwerking is voor ons als administratiekantoor een efficiënte én betaalbare oplossing.”

Stilstand is achteruitgang

Als ondernemer houdt Ramon de ontwikkelingen rondom het automatiseren en digitaliseren van de financiële administratie nauwlettend in de gaten. “Iedere kleine extra handeling kan voor zo’n grote hoeveelheid facturen écht het verschil maken.” Daardoor wil hij werken met software die zo efficiënt mogelijk werkt. Hij vertelt dat hij ook regelmatig door concurrenten van Elvy benaderd wordt. “Elvy Factuurverwerking is voor ons als administratiekantoor een efficiënte én betaalbare oplossing. Het heeft uitgebreide mogelijkheden, voor een vaste prijs.”

Ook de medewerkers van Styb zijn gemotiveerd om zo slim mogelijk te werken. Zij willen graag terugkerende facturen automatisch inboeken. Ramon en zijn collega Harm-Jan, die de rol van boeker en applicatiebeheerder vervult, zijn onder andere hierover in gesprek met hun Klant Succes Manager van Elvy. Verder kijken zij met elkaar naar mogelijke optimalisaties in hun huidige werkprocessen. De online trainingen van Elvy, die Harm-Jan onlangs heeft gevolgd, dragen ook bij aan optimaal gebruik van de software. Zo blijven de medewerkers van Styb op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen en behouden zij een efficiënte werkomgeving.

Ramon denkt ook na over de inzet van andere oplossingen van Elvy, zoals inkoopmanagement en contractregistratie. Niet alleen voor zijn eigen kantoor, maar ook voor zijn klanten. Want ook voor hen geldt: stilstand is achteruitgang!